Os impactos positivos no mapeamento e padronização dos processos operacionais

Iniciamos a análise buscando entender o que é um processo. Segundo Davenport (1994) um processo é um conjunto de atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente ou mercado (…) é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ação.”

Na prática e com um palavras que facilitem a explicação, processos são o conjunto de atividades que você faz e depois passa para o próximo setor, e depois o setor seguinte passa para um terceiro setor. Até que no final tudo está pronto para que seja entregue ao cliente. Todos os tipos de negócio hoje em dia, existe um processo, seja uma empresa de venda, produção ou serviço, de todas as formas ela tem início e fim.

Entrando mais a fundo sobre os processos, utilizamos uma ferramenta da gestão utilizada para identificação da sequência lógica de um processo e as variáveis que compõem o mesmo, o chamado mapeamento dos processos.

Utilizamos o mapeamento para uma visão abrangente do processo, podendo variar em seu nível de detalhamento. Em geral, o mapa de processo traz mais detalhes sobre o fluxo de trabalho do que o diagrama de processo. Entre esses detalhes estão: responsáveis, eventos e resultados. Na maioria das vezes, utilizamos o fluxograma como ferramenta para o mapeamento dos processos, a imagem abaixo, traz um exemplo de processo.

MAPEAMENTO DO PROCESSO DE CRIAÇÃO DE PROCEDIMENTO

Depois de mapeado, eu preciso procedimentar cada etapa do processo. Procedimentando as etapas, é a melhor forma de padronizar cada etapa de acordo como deve ser feita.

Então, uniformizar os processos não significa engessá-los, mas sim apresentar a maneira que melhor contribui para trazer o resultado desejado. Padronizar serve para ter a repetibilidade do resultado, com todos fazendo da mesma forma. Assim, é possível gerar produtos ou serviços de alta qualidade gastando menos tempo e dinheiro.

Atualmente as empresas buscam mapear e padronizar seus processos de forma mais frequente, tendo em vista que o mercado está cada vez mais competitivo e o próprio mercado está eliminando empresas que não tem um padrão de trabalho e não entrega produto ou serviço de qualidade. Hoje as empresas mapeiam e padronizam seus processos para buscar principalmente a eliminação de gargalos e em contrapartida a busca pela melhoria e benefícios.

Vamos entender melhor os benefícios:

1. Processos mapeados e padronizados eliminam o retrabalho;
2. Aumento da eficiência em todas as etapas, isso por que documentado, o colaborador consegue se orientar de uma forma melhor;
3. Aumento da produtividade, processos documentados e mapeados, gera controles operacionais para o gerenciamento;
4. Balanceamento de atividade, cada colaborador tem o seu processo definido;
5. Uso correto dos recursos, padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa;
6. Menos falhas e acidentes;
7. Colaboradores engajados;

É importante sempre acompanhar os processos e assim que possível melhorar e atualizar. Mudanças são muito positivas. Sempre é possível melhorar e otimizar os processos. Faça desse exercício uma prática constante. Se necessário, invista em tecnologia e automatize alguns processos.

O importante é sempre buscar a melhoria contínua. Não é porque os processos foram padronizados uma vez que nunca mais será necessário fazer isso. Portanto, monitore o processo e quando for o momento certo faça uma revisão criteriosa.

Esperamos que você tenha gostado, sucesso!!!

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