QI

Você já parou para pensar que a ordem em que as tarefas realizadas na sua empresa têm um impacto em sua produtividade e organização?

A ciência da administração comprova há alguns anos que a eficiência operacional se da por meio da organização, embora muito utilizada, está palavra pode ter um significado genérico, talvez mesmo que organizada sua empresa pode ainda não estar atingindo os melhores níveis neste resultado.

A gestão por processos funciona como o corpo humano, você já pensou o quanto perfeito é o nosso corpo? Ele funciona sozinho, o sangue corre em nossas veias sem que para isso precisemos pensar, assim como nosso coração não para de bater se por acaso nos distrairmos e ou passarmos o dia sem pensar nele.

Assim devem acontecer os processos corriqueiros dentro de uma empresa.

Imagine se cada vez que um cliente pede desconto o dono da empresa tem que ser chamado? Imagine se para atender um telefone eu precisasse do presidente?

Os processos nas empresas devem ocorrer de maneira clara e objetiva, muito bem desenhados e todos seus participantes tem de saber suas diretrizes, para isso talvez o empresário tenha que falar e repetir o obvio, como por exemplo, quem deve avisar o motoboy que a entrega está pronta? Ou quem é o responsável pelo atendimento telefônico? Assim definido as ações e processos mais corriqueiros, passaremos a definir os mais complexos e que demandem um envolvimento de mais pessoas.

Para criação dos processos poderia indicar inúmeras ferramentas como 5w2h, fluxograma e etc, mas nenhuma dela tem o menor sentido se não partirem da observação.

A observação deve ser a primeira ação após a identificação do problema, o empresário/ gestor que desenvolve a habilidade de observar sua empresa (sem o olhar do envolvimento) consegue desenhar processos claros, que levem em consideração a racionalidade do processo, ou seja, eu desenvolvo processos dentro da minha empresa para que qualquer colaborador possa operar, mas nunca o contrario, as pessoas são contratadas para desempenharem as funções dos processos e não os processos desenhados para as pessoas.

Desenhar um processo baseado na habilidade de meu funcionário e um grande erro, pois se essa pessoa se ausentar um dia, todo o processo estará comprometido.

Atenção, a falta da definição de processos claros pode te levar uma empresa a ruina!

O termo “bom senso” pode estar sendo usado de forma equivocada e a verdade é que seus colaboradores não vão corresponder as suas expectavas caso elas não sejam explicitas, por isso o exercício de entender pela observação e depois estruturar os procedimentos para treinar os colaboradores e ter uma base para avaliar é o caminho para uma execução perfeita e livre daqueles pequenos erros que sempre se repetem e tomam tempo de todos.