O maior desafio das empresas (e dos profissionais) atualmente é balancear resultado e bem-estar, gerenciando tempo e produtividade, assuntos correlacionados no dia a dia de trabalho das organizações.

A tendência é ter um resultado positivo quando há uma gestão do tempo o que resumidamente é um processo de priorização e organização de tarefas, tais que envolve o seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.

Uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na coordenação de objetivos administrados dentro de limitações de tempo.

Podemos definir também que a gestão do tempo está associada a uma ciência que visa identificar o custeio das atividades, mas com foco na eliminação de desperdícios.

Quando buscamos entender o termo produtividade, entendemos como produtividade o resultado entre o que se produz, o tempo utilizado e os recursos investidos em todo esse processo.

Na teoria, essa conta parece ser bastante exata, mas nas rotinas de trabalho, percebemos que existem outros fatores que dizem se um colaborador é efetivo ou não.  Por exemplo, existe a comparação entre o desempenho quantitativo e o qualitativo.

Enquanto o primeira entrega um número maior de soluções, o segundo preza pelo cuidado nos mínimos detalhes em cada atividade. No entanto, isso não significa que os dois critérios são opostos. Essas características devem ser agregadas em um mesmo ciclo produtivo para que a entrega dos projetos sempre seja positiva.

Para controlar os processos e estabelecer avaliações de performance de maneira clara e justa, um líder pode utilizar os indicadores de produtividade como parâmetro de identificação de oportunidades ou falhas dentro da sua empresa.

A origem do estudo de tempos já vem desde pouco depois da revolução industrial, por volta do século XIX onde Frederick W. Taylor, pioneiro nesta questão, começou seus estudos de tempos nas oficinas Bethlehem Steel e seu objetivo era aperfeiçoar métodos em várias seções da fábrica. Taylor analisava e cronometrava quanto tempo cada operário levava para executar seu trabalho e a partir disso, buscava encontrar melhorias nos processos.

Uma boa gestão do tempo e produtividade prevê que as atividades sejam executadas conforme a ordem das demandas previstas em um cronograma, para que as tarefas interdependentes não paralisem, criando gargalos de tempo, o que, por consequência, gera os temidos atrasos.

A gestão do tempo para as empresas hoje é crucial para a entrega do seu produto ou serviço e alguns pontos devem ter seu foco maior:

• Identifique problemas em todas as etapas dos processos executados:

Já ressaltamos em alguns artigos anteriores a importância de se ter um processo bem mapeado, seja por um fluxograma ou qualquer outro tipo de ferramenta que pode ser estruturado os processos da empresa, em cima disso a análise deve ser a fim de eliminar as falhas e retrabalhos.

• Analise quanto tempo o funcionário leva para desenvolver determinada ação:

Busque calcular e analisar quanto tempo cada colaborador leva para executar determinada ação, pode ser que o seu produto ou serviço tenha um lead time extenso, mas grande parte está ligada a queima de energia do colaborar em ações que não se faz necessária. Um exemplo, é uma empresa varejista que realiza a venda de quinquilharias e seu gargalo está no tempo de atendimento do caixa, notou-se que o processo que mais demandava mais tempo era o de embalagem, com isso o gestor resolveu colocar a vista as sacolas de embalagem e com isso eliminava o trabalho do colaborador em ter que buscar o tipo de sacola exato para o determinado produto. Economizou-se tempo e custo.

• Esteja sempre em dia com a manutenção de equipamentos que são essenciais para a operação:

Maquinários essenciais para a operação são importantes para o processo ocorrer de forma contínua.

• Invista em capacitação de pessoal, oferecendo treinamentos constantes aos funcionários;

Os “ladrões de tempo” pode estar na capacitação dos colaboradores, a experiência e os treinamentos agregam na eliminação desses tipos de gargalo.

• Atente para a atualização de processos de logística, estoque, finanças e demais áreas:

A atualização dos processes de logística da empresa está muito atrelada aos prazos de entrega do produto e serviço realizado pela empresa. Fornecedores podem atrasar, para isso é importante o planejamento prévio visando prazos para receber.

• Defina prazos e metas:

É por meio de prazos e metas que conseguimos eliminar os problemas com tempo de produção ou serviço. Os prazos precisam estar calculados de acordo com a capacidade da empresa e dos colaborados, busquem prazos acessíveis e metas alcançáveis. Além de estimular a equipe a empresa ganha em produtividade.

• Utilize das ferramentas de gestão para eliminar os “ladrões de tempo”:

KANBAN, Método SMART, Softwares e outros tipos de ferramentas são essenciais para gestão do tempo e produtividade.

Todas essas ferramentas podem contribuir em uma melhor gestão das demandas, consequentemente ajudando a empresa no geral a produzir mais com o tempo que lhes é disponível.

Existem outros fatores que influenciam a produtividade pessoal e de uma equipe, como o desperdício, excesso de burocracia, processos ineficientes e até mesmo ao não aproveitar as ferramentas tecnológicas — que podem otimizar operações, reduzir erros e agilizar diversas tarefas.

Entretanto, o objetivo principal e balancear tempo e produtividade trazendo resultados e o bem-estar a organização.