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No atual cenário empresarial seja ele de qualquer proporção, as empresas estão cada vez mais aumentando a sua competitividade, seja na questão da redução de custos, melhorias agregando mais valor ao produto e se diferenciando da concorrência ou se especializando em algum segmento de mercado é essencial um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que traduzida, literalmente, significa:

Planejamento dos Recursos da Empresa, também chamado de sistema de informações gerenciais.

Atualmente uma empresa de grande porte, conta com uma estrutura principalmente administrativa muito grande, como por exemplo um setor financeiro onde é composto por gerentes, analistas, assistentes e estagiários. A emissão de um relatório financeiro, uma análise não é algo tão complexão já que nesse setor conta com uma alta quantidade de mão de obra.

Passando o mesmo exemplo de operação para as pequenas e médias empresas onde em grande parte, o dono sozinho, ou junto ao sócio são os responsáveis na maioria das vezes por vários setores ao mesmo tempo, e se pensar sobre o assunto, é fácil ver que é necessário lidar com as finanças, enviar documentos e dados ao contador, cuidar de estoques e compras, atentar aos processos operacionais, gerar relatórios e fluxo de caixa, emitir notas fiscais e muito, muito mais.

É um acumulado de processos diferentes, que se torna difícil mensurar quanta atenção é dedicada a eles. Dedicando essas horas à estratégia do negócio e em fazer a empresa crescer de verdade é o ideal, por conta disso, esse tipo de software não trouxesse apenas agilidade, mas também uma série de insights para as tomadas de decisões.

Estes sistemas, controlam e fornecem suporte a todos os processos de operação da empresa, de produção, de administração e de questões comerciais. Todo processo realizado pela empresa deve ser registrado para que as consultas extraídas do sistema possam refletir a realidade.

Dessa forma, o sistema de gestão empresarial pode contar com as seguintes funcionalidades:

Cadastro de clientes, produtos, serviço e fornecedores;
Controle financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de boletos, carnê de pagamento);
Controle de estoque;
Emissão de notas fiscais;
Vendas (orçamentos, ordem de serviço, PDV);
Contratos;
Atendimentos;
Relatórios;
Entre outros.

Mas como toda tecnologia que devemos utilizar a nosso favor, precisamos também tomar alguns cuidados!

Se a empresa utiliza o sistema a muito tempo, atenção a alguns pontos:

Verificar se o sistema tem alguma atualização disponível:

Muito provável é que o sistema ERP passe por atualizações a fim de proteger a segurança das informações da empresa, ou a solução que a empresa desenvolvedora busca corrigir seus bugs por meio da atualização. Por isso é importante sempre confirmar se a desenvolvedora tem alguma atualização disponível.

Otimize os processos:

Verificar se o sistema de informações funciona todos os módulos (estoque, financeiro, compras, vendas, etc.) é muito importante para otimizar o processo da empresa. Todos os módulos precisam conversar entre si para uma funcionalidade linear.

Verifique constantemente os cadastros (produto, fornecedor, contas, etc.):

É importante sempre verificar dentro do sistema se os cadastros estão de acordo, se o sistema está sem atualização, é bem provável que os itens estejam defasados em questão de estoque, valores, quantidade de venda. A não verificação dos itens pode causar o que chamamos de “lixo de informação”.

Verifique se há disponível as atualizações para melhoria do desempenho:

Há também os updates cujo objetivo é acrescentar novas ferramentas ou melhorar a funcionalidade das existentes. Apesar de não serem obrigatórios, eles são muito importantes para o ERP, pois introduzem inovações tecnológicas importantes para mantê-lo em dia com as práticas mais recentes de gestão e de TI.

Verifique se há as atualizações corretivas:

Por mais cuidado que o fornecedor tenha, há falhas — os famosos bugs — que só são descobertas pelos usuários após manipular a ferramenta por um tempo. Então, para corrigi-las rapidamente, são lançados os updates corretivos, que normalmente são pequenos e bem pontuais.

Como escolher um sistema de gestão para a sua empresa?

É necessário acima de tudo estudar previamente qual sistema de informações adquirir, analise o lado prático do software, pois o sistema de gestão precisa ser de fácil manuseio para a gestão e os demais membros da empresa, pois o ERP envolve todos os setores, custos com implantação do sistema, customizações (ajustes), parametrizações (processo de estabelecer parâmetros para o funcionamento e processamento da ferramenta) e atualizações, além dos módulos (funcionalidades de cada área que o sistema controla) disponíveis.

Vale lembrar que o ideal é que o ERP ATENDA A OPERÇÃO DO NEGÓCIO, pois, quanto mais próximo o sistema esta dos processos da empresa, menos customizações (ajustes feitos nos sistemas) são feitas e melhor o seu rendimento.

Percebe-se o quanto é importante e necessário um sistema de gestão, e atualmente o ERP são um ativo importante para muitas empresas. Afinal, eles facilitam o funcionamento da sua operação, unificando e protegendo suas informações e automatizando processos.

Com esses e muitos outros recursos, as vantagens do ERP em uma organização são claras, pois tornam as operações cotidianas e o planejamento a longo prazo mais eficientes e com qualidade.