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A padronização dos processos é responsável por uma gama de benefícios para o negócio, pois tem uma função importante que é normatizar e organizar fluxos de trabalho mantendo um padrão, sucessivamente aumentando a produtividade e eliminando perdas.

Quando não existe um padrão para determinado setor ou processo, a empresa corre o risco de cada equipe atuar de forma distinta sem um mínimo de organização. Analisar em meio as etapas que não existe um padrão, se torna quase impossível de realizar análises precisas.

A ideia de padrão ou padronização dos processos, está ligado a uniformização do processo, a fim de manter um direcionamento no que será executado, nesse sentido, a padronização é muito importante porque ela formaliza para os todos os envolvidos qual é a melhor forma de executar um trabalho.

Assim, a empresa tem maior garantia de que o serviço executado por um funcionário será, de certa maneira, idêntico ao serviço executado por outro funcionário.

A partir da padronização dos processos é possível ter uma maior previsibilidade em prazos e qualidade, além de um serviço executado com o melhor custo-benefício.

Podemos listar vários benéficos que a padronização dos processos pode trazer ao negócio, como, por exemplo:

Otimização dos recursos onde todos sabemos os recursos da empresa e com a padronização é possível visualizar onde os recursos devem ser utilizados;
Redução de custo e desperdícios, também é um benefício importante após a aplicação da padronização dos processos, pois sabendo onde os recursos serão aplicados sucessivamente eliminamos qualquer ponto de desperdício.
Diminuição de falhas no processo, também é um ponto importante, pois toda padronização de processo é necessária um passo a passo ou o que chamamos de POP (Procedimento Operacional Padrão);
Melhora na produtividade, já que a padronização permite entender como um processo pode ser executado com a maior eficiência, agilidade e qualidade possível.

Pode se observar que a padronização dos processos traz vários benefícios para a empresa, porém, é um estudo que precisa de análise aos mínimos detalhes, pois todo processo existe um cronograma a ser seguido.

Definição dos objetivos:

Defina primeiramente com clareza quais são os seus objetivos com a padronização dos processos. Você quer aumentar a produtividade? Diminuir falhas?

Essa definição é essencial para conseguir montar um plano de ação que esteja totalmente alinhado com o que se pretende alcançar. Além dissom também ajuda a não se frustrar com os resultados, evitando que ocorra algo inesperado.

2. Colete todos os dados sobre o ´processo que será padronizado:

É importante que a coleta dos dados que são executados, por meio de entrevista com o colaborador da área, algum líder ou superior que entenda todo o processo. A intenção é que tenha a maior quantidade de dados possíveis.

3. Mapeie o processo:

Realizar o mapeamento de como o processo está sendo executado atualmente é um exercício importante para que você possa se familiarizar com o processo como um todo, desde o seu início até o final.

Importante dentro do mapeamento dos processos, pontuar alguns “gaps” que possam ser otimizados.

4. Documente o processo:

Após coletar todos os dados do setor e mapear todos, documente o processo. É importante lembrar que o documento será o norte do processo, o colaborador irá se orientar por meio dele, por isso, evite ao máximo que o documento seja muito complexo de entender.

O documento que utilizamos na gestão de processos é o POP (Procedimento Operacional Padrão), documento de fácil entendimento e simples, quase parecido com uma “receita de bolo”.

5. Compartilhe o documento:

Após documentar, disponibilize o procedimento nas estações de trabalho, pois é por meio dele que o colaborador vai seguir o padrão.

6. Revise a documentação periodicamente:

Para garantir que o novo fluxo de trabalho irá correr bem, certifique-se de sempre acompanhar o desenvolvimento das atividades.

Fique atento também em relação a possíveis gargalos operacionais e financeiros que possam estar atrapalhando os resultados. Em muitos casos, eles podem ser eliminados de forma simples e rápida.

A padronização dos processos é essencial para toda empresa, são ferramentas e metodologias voltadas à melhoria contínua, ou seja, ajudam a melhorar os processos internos.

Com essas ferramentas, fica muito mais fácil identificar pontos de melhoria e as variabilidades de um processo, que são recursos essenciais para implementar uma padronização. Por isso visando o crescimento, um dos primeiros passos é a padronização dos processos.

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