A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA A PEQUENA E MÉDIA EMPRESA

No atual cenário empresarial, seja ele de qualquer proporção, as empresas estão cada vez mais aumentando a sua competitividade, seja na redução de custos, seja em melhorias que agregam valor ao produto e a diferenciam da concorrência ou até mesmo se especializando em algum segmento de mercado.

Independente da estratégia é essencial um sistema ERP (Enterprise Resource Planning traduzida, literalmente, significa “Planejamento dos Recursos da Empresa), também chamado de sistema de informações gerenciais.

Atualmente uma empresa de grande porte conta com uma estrutura, principalmente administrativa, muito grande

Por exemplo, um setor financeiro é composto por gerentes, analistas, assistentes e estagiários, logo a emissão de um relatório financeiro, uma análise, não é algo tão complexo, já que esse setor conta com uma alta quantidade de mão de obra.

Passando o mesmo exemplo de operação para as pequenas e médias empresas, onde em grande parte o dono, sozinho ou junto ao sócio, são os responsáveis, na maioria das vezes, por vários setores.

Vemos facilmente a necessidade de sistemas para auxiliá-los a lidar com as finanças, enviar documentos e dados ao contador, cuidar de estoques e compras, gerir processos operacionais, gerar relatórios e fluxo de caixa, emitir notas fiscais e muito, muito mais.

É um acumulado de processos diferentes, que se torna difícil mensurar quanta atenção e tempo que é dedicada a eles.

O ideal é dedicar essas horas à estratégia do negócio e a fazer a empresa crescer de verdade! por conta disso, esse tipo de software não trouxe apenas agilidade, mas também uma série de insights para as tomadas de decisões.

A imagem abaixo mostra a funcionalidade do sistema ERP e os seus módulos (setores).

Estes sistemas, controlam e fornecem suporte a todos os processos de operação da empresa. Por exemplo, processos de produção, de administração e comerciais.

Todo processo realizado pela empresa deve ser registrado para que as consultas extraídas do sistema possam refletir a realidade.

Dessa forma, o sistema de gestão empresarial pode contar com as seguintes funcionalidades:

• Cadastro de clientes, produtos, serviço e fornecedores;
• Controle financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de boletos, carnê de pagamento);
• Controle de estoque;
• Emissão de notas fiscais;
• Vendas (orçamentos, ordem de serviço, PDV);
• Contratos;
• Atendimentos;
• Relatórios;
• Entre outros.

Por que ter um sistema de informações gerenciais na empresa?

É inegável o quão essencial uma empresa precisa de um sistema, além disso os benefícios que um sistema de gestão empresarial oferece. Podemos listar alguns pontos primordiais de um sistema de informações gerenciais:

Controle das operações da empresa

A principal vantagem de um ERP e se não a mais importante é que o gestor consegue acompanhar todas as atividades desempenhadas pela sua equipe além de relatórios analíticos gerados, ou seja total controle, o que é essencial para gestão.

Planejamento

Também sendo um ponto importante, o ERP mantém controle total dos dados gerenciais do negócio, como finanças e estoque, isso faz com que seja possível elaborar planejamentos mais assertivos e de períodos longos.

Probabilidade de erro é baixa

Mesmo profissionais qualificados podem cometer erros quando precisam lidar com um grande fluxo de informações se não tiverem as ferramentas adequadas.

O ERP faz com que a margem de erro seja reduzida, pois a possibilidade de fornecer dados sólidos é maior.

Segurança dos dados internos

Com um sistema de gestão todos os dados gerados na operação armazenados com total segurança, sejam eles em nuvem ou de forma online.

Além disso, o gestor consegue controlar as pessoas autorizadas a acessá-los, podendo também restringir os acessos.

Assertividade na tomada de decisão

Os relatórios analíticos do sistema erp permite que quando necessário, o gestor com uma visão estratégica, faça as escolhas mais adequadas, baseando-as em dados concretos e não em “achismos”, isso significa mais segurança para a sua tomada de decisão.

Acesso de forma remota

Alguns sistemas erp, permite que a pessoa cadastrada e autorizada possa fazer o acesso dos dados de qualquer lugar e a qualquer momento, inclusive, de dispositivos móveis, como os smartphones.

Eficiência na operação

Com a informatização dos dados, conexão dos setores e automatização dos processos, a ganham principalmente em agilidade. Além disso, nenhuma pessoa do setor fica sobrecarregada do processo designado.

Como escolher um sistema de gestão para a sua empresa?

É necessário acima de tudo estudar previamente qual sistema de informações adquirir, analise o lado prático do software, pois o sistema de gestão precisa ser de fácil manuseio para os gestores e os demais membros da empresa.

O ERP envolve todos os setores, custos com implantação do sistema, customizações (ajustes), parametrizações (processo de estabelecer parâmetros para o funcionamento e processamento da ferramenta) e atualizações, além dos módulos (funcionalidades de cada área que o sistema controla) disponíveis.

Vale lembrar que o ideal é que o ERP atenda a operação do negócio, pois, quanto mais próximo o sistema esta dos processos da empresa, menos customizações (ajustes feitos nos sistemas) são feitas e melhor o seu rendimento.

Percebe-se o quanto é importante e necessário um sistema de gestão, e atualmente o ERP é um ativo importante para muitas empresas.

Afinal, eles facilitam o funcionamento da sua operação, unificando e protegendo suas informações e automatizando processos.

Com esses e muitos outros recursos, as vantagens do ERP em uma organização são claras, pois tornam as operações cotidianas e o planejamento a longo prazo mais eficientes e com qualidade.

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