A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE TRABALHO NAS PMEs

Muitas vezes um dos fatores que impactam os resultados da empresa, é não ter os processos de trabalho definidos.

Fazendo analogia com uma máquina, um processo de trabalho bem definido, é basicamente pensarmos nas engrenagens, onde, todas se movimentando ao mesmo tempo e interligadas, mantém um fluxo contínuo de rotatividade e um alto desempenho.

Uma empresa sem definição dos processos, é o mesmo que imaginarmos esta mesma máquina com problemas nas engrenagens.

Ao invés de estar se movimentando de forma uníssona, está girando ao contrário, desconexa e tendo um desempenho baixo.

Oque isso quer dizer?

Que sem clareza, sem funções e processos definidos, os resultados são contrários ao esperado.

É de suma importância, que cada peça desempenhe sua função de maneira clara e eficiente, tudo isso, gera produtividade e eficácia na geração de produtos ou serviços.

Voltando ao século passado.

Para entendermos o quanto é importante a definição e organização dos processos.

Frederick Taylor (1856-1915), engenheiro mecânico estadunidense, considerado o “pai” da Administração Científica, em 1911 publicou o livro “Os Princípios da Administração Científica”.

Taylor tinha como foco os conceitos de eficiência, especialização e medição dos processos.

Com o passar dos tempos, surgiram medidas de desempenho de atividades, a definição de perfil e de habilidade que é necessário as pessoas executoras, culminando na especialização de atividades e profissionais.

Todos os estudos tratam-se de um conjunto de boas práticas que buscam aprimorar continuamente os processos e, por consequência, também os produtos e serviços oferecidos.

O foco está em minimizar a variação e os defeitos nos processos.

Agora no presente, como as empresas criam os processos?

1- Faça o mapeamento do processo.

Mapear os processos é uma medida fundamental para organizar as atividades da empresa.

Para isso, é importante definir as entradas, processamentos e saídas, além dos colaboradores (o ideal é registrar as informações levantadas, pois serão chaves para análises), lembrando sempre que os processos devem ser racionais

“Caráter racional trabalha com a sistemática de divisão do trabalho para obter a eficiência dentro das organizações, ou seja, a divisão do trabalho divide o poder dentro da organização”.

CHIAVENATO (2004)

2- Defina o modo de execução e defina o responsável

A definição do processo deve ser feita de forma que torne a atividade mais leve, buscando sempre um modo pratico de execução e que as tarefas se tornem fáceis para um novo colaborador possa se adequar.

Cada processo precisa ter um responsável.

É muito importante que as funções sejam bem definidas e que os colaboradores saibam com o máximo de clareza possível as suas responsabilidades.

3- Padronize os processos

Elaborar procedimentos operacionais padronizados torna o processo mais rápido, pois, as medidas para atuar em situações diferentes já estão previstas.

Os documentos com os padrões operacionais, auxiliam os colaboradores a seguir os modelos e realizar as atividades com efetividade, sem problemas.

Com isso, minimizamos erros, perda de tempo, reduzimos o risco de perda, além de elevar o conhecimento dos processos.

Portanto, ao definirmos um padrão de execução, conseguiremos medir o tempo gasto para realizar uma tarefa, e então, buscar meios para otimizá-las.

4- Analise e meça os processos

Depois de definido e padronizado o processo, não significa que eles não estejam sujeitos a mudanças.

As inovações são essenciais, por isso, o ideal é analisar sempre os processos de trabalho, analisar se os resultados estão sendo positivos e quais são os pontos negativos.

Então, buscar soluções para otimização, junto a sua equipe.

Com processos bem definidos e mapeados, será comum identificar problemas existentes (e potenciais), mas será mais fácil executar mudanças.

A organização dos processos na empresa é a sistematização das atividades, separando as etapas como, entrada, processamento e saída.

Essa ferramenta traz diversos pontos positivos, como por exemplo a alta qualidade do serviço, e a alta produtividade.

Seguindo esses passos sua empresa será mais organizada e sua equipe mais eficaz.

Além de que a criação de processos e a divisão do trabalho deixam o trabalho mais leve para toda a equipe e nenhum funcionário fica sobrecarregado.

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