Como fazer uma divisão de funções em pequenas empresas?

Como já abordamos em outros momentos, é sabido que a qualidade das equipes e funcionalidade de qualquer estratégia são responsabilidade dos líderes. Portanto saber usar a mão de obra disponível pode ser fator determinante para um projeto bem-sucedido. É preciso ter uma estrutura organizada para que todas as tarefas possam ser executadas e é fundamental obter clareza nas divisões de tarefas, ou seja, saber quem faz cada atividade e quem lidera as mesmas.

Uma ferramenta que pode ser útil nesse processo é o organograma, ele é um desenho que mostra as relações entre cargos e as funções dentro empresa, estudar sobre como montar um organograma que seja adequado para a sua organização pode facilitar muito no processo de distribuição de cargos pois ele deixa claro como são as relações dentro da sua empresa e todos sabem quem comanda determinado setor e quem responde. Isso facilita muito o planejamento, e no momento de escolher as pessoas certas para cada time.

Um ponto importante sobre a montagem do organograma é cuidar para que um número muito grande de pessoas fique abaixo somente de um líder senão pode acontecer que ele fique mais tempo gerenciando as pessoas do que pensando estrategicamente, tendo em vista que o papel do líder é comandar equipes, organizar tarefas e tomar decisões importantes.

Partindo agora para divisão das responsabilidades de cada pessoa, vamos usar de exemplo um setor de captação de recursos, onde exista uma pessoa para captar o recurso, um coordenador que gerencia as atividades e alguém responsável pelas finanças que administra os recursos captados. Nesse exemplo temos para cada atividade um responsável, mas nada impede que todos saibam e entendam das atividades uns dos outros, em pequenas organizações isso é comum pela quantidade reduzida de pessoas que por vezes podem cobrir as ausências, porém precisamos deixar sempre alguém responsável pela função, aquele que vai responder sobre as decisões tomadas.

Para realizar essa divisão de uma forma coerente deve-se conhecer bem cada departamento. Para isso podemos fazer 4 perguntas antes: Para que ele serve? O que as pessoas fazem? Quais habilidades e técnicas é preciso ter?  E quais resultados são esperados?

Depois de ter essa clareza fica fácil definir o perfil ideal de colaborador, o que é imprescindível para se ter pessoas trabalhando motivadas gerando bons resultados dentro dos setores que elas se identificam.

Por exemplo: Uma pessoa que se comunica bem, não necessariamente saberá coordenar uma equipe. Não saber essa diferença pode ser desastroso para a empresa.

Aqui vai uma dica importante: Não se prenda a escrever a função de cada cargo super detalhadamente, use da simplicidade e da objetividade, pois todos precisam conseguir entender o que está descrito.

Uma divisão de funções bem-feita evita o acúmulo de funções, causa um melhor aproveitamento dos talentos e traz agilidade para a empresa. Entender que é necessário se ter essa distribuição é essencial para ser um gestor eficaz, e não importa qual a realidade atual da organização em que você faz parte, com certeza investir um tempo para desenhar e otimizar os cargos trará resultados significativamente positivos.